Case - Banedanmark (3)
Banedanmark har fået en model til at holde de store anlægsprojekter på sporet

Banedanmark har siden 2007 været igennem en omfattende transformationsproces for at gøre organisationen endnu mere kvalificeret til at styre de meget store anlægsprojekter, der er blevet igangsat på baneområdet. Banedanmark har indført den internationalt anerkendte PRINCE2-model og uddannet ledere og et stort antal projektmedarbejdere i metoden, samt indført et dedikeret kompetencecenter for projektledelse til at holde udviklingen på sporet. Resultatet er en endnu mere professionel og ensartet måde at styre projekter på i Banedanmark, som igen har medført et mere gennemskueligt grundlag for ledelsesbeslutninger, reduktion af risici, samt bedre styring af udbudsprocesser og leverandører. Samtidigt er medarbejdertilfredsheden de senere år steget markant. Peak Consulting Group har under rejsen været rådgiver og afholdt kurser tilpasset Banedanmarks særlige behov.

Banedanmark Logo

Som ansvarlig for statens jernbanenet er Banedanmark en central aktør i forhold til de milliardstore, aktuelle anlægsinvesteringer såsom København-Ringsted, Ringsted-Femern banen, signalprogrammet og elektrificeringsprogrammet, som er centrale for jernbanens fremtidige udvikling i Danmark.

De store aktuelle anlægsprojekter betyder, at Banedanmark ikke længere mest skal tage sig af drift, vedligehold, fornyelse og administration, men i lige så høj grad gennemføre store projekter.

Organisationen rådede over en del erfarne projektledere, men der har ikke tidligere været et fælles sprog og rammer på tværs i organisationen for, hvordan projekter skal styres. Således var det tidligere i projekter ikke sikkert, at to forskellige projektledere eller styregrupper brugte den samme metode og dermed kunne opsamle læring på tværs.

Et af de centrale mål i Banedanmarks aktuelle strategi "Fremtidens Jernbane" er "Projekter til rette tid, pris og kvalitet" hvor Banedanmarks ledelse satser på at styrke kvalifikationer og udvikle kulturen til at sikre en stærkere projektorganisation.

For at kunne komme sikkert i mål med de store anlægsprojekter har vi skullet opbygge en fælles forståelse af projekternes kompleksitet, et fælles sprog og fælles principper for, hvordan projekterne bliver styret,

Jesper Hansen,
Adm Direktør,
Banedanmark.

PRINCE2 på banen

Banedanmarks transformation mod at blive en mere moden og professionel projektorganisation med mere ensartet projektstyring tog sin begyndelse med ledelsens beslutning og førte i første omgang til, at PRINCE2 blev indført som styringsmetode for signalprogrammet, der står for den landsdækkende udskiftning af signaler i Danmark.

I de første år var der en vis tøven mod at indføre PRINCE2 i resten af organisationen. Mange erfarne projektledere anså det for at være endnu et nyt tiltag, som i bedste fald blot ville tilføre dem endnu flere ”administrative” opgaver.

Men den entydige opbakning fra den øverste ledelse og signalprogrammets spirende succes fik overbevist stadigt flere i organisationen om, at styring med PRINCE2-metoden var en god ide, og at PRINCE2 ikke bare var et ekstra lag men kunne erstatte de hidtidige metoder og rapporteringer og faktisk førte til bedre fremdrift og opfyldelse af projektresultater i organisationen.

Et stort antal medarbejdere og ledere har løbende været på kurser i PRINCE2 og PRINCE2 relaterede kurser fra styregruppe, til programledelse til projektledelses træning, der har været tilpasset Banedanmarks behov. Og Peak Consulting Group klædte gennem kurser og sparring ligeledes ledelsen på til at forstå, hvad der skal til for at styre store projekter succesrigt i mål.

For selvom det er projekt- og programledere, der står med det daglige ansvar, er det typisk en fra ledelsen, der som formand for et projekts styregruppe skal sikre, at projektet bliver på sporet og overholder de aftalte mål. Så både styregruppemedlemmer, projektledere og projektdeltagere havde brug for at styrke deres kompetencer gennem uddannelse, certificering og sparring med blandt andet Peak Consulting Groups eksperter på området.

Til at sikre forankring og udbredelse af de nye principper, blev der oprettet et kompetencecenter for projektledelse, og Banedanmark byggede sin egen projektmodel, som er tilpasset PRINCE2-metodikken, herunder standardiserede krav til, hvad et projekt skal indeholde. I dag sættes der således ingen forretningsprojekter i gang, uden at der forudgående er opstillet en business case.

Samtidig har Banedanmark skabt et forum, hvor projektledere kan udveksle erfaringer. Næste skridt er yderligere professionalisering af portefølje landskabet, som skal sikre den overordnede styring. Her har ledelsen gennem workshops designet den fremadrettede ramme på området.

Peak Consulting Group har været i stand til at forstå vores forretning og modenhedsniveau, som er ret varierende. De har været en stor hjælp til at strukturere uddannelse af topledelse, projektledere og projektdeltagere. Peak Consulting Group har været en god sparringspartner på vores rejse mod at få PRINCE2 på banen i alle vores projekter.

Laura Tomassini,
Sektionschef,
Banedanmarks kompetencecenter for projektledelse.

Resultater på mange områder

Fordi vi gør tingene mere standardiseret, har vi internt opnået et mere gennemskueligt grundlag for ledelsesbeslutninger, bedre styring af leverandører og reducerede risici. Alle disse elementer er med til at øge vores troværdighed som stor offentlig bygherre.

Jesper Hansen,
Adm Direktør,
Banedanmark.

Helt konkret har de klare interne retningslinier gjort Banedanmark bedre til at planlægge, strukturere og følge op på projekter, være proaktive og forudse, hvad der kan ske af ændringer. Det vil ifølge sektionschef Laura Tomassini give færre projekter, der skal reddes i ellevte time:

Inden for eksempelvis udbud og kontraktstyring har vi fået en gennemtænkt strategi for, hvordan man gennemfører en udbudsfase og får incitamentsstrukturer ind i kontrakter uden hver gang at skulle genopfinde den dybe tallerken. Hvis et projekt er underestimeret fra starten, vil det hurtigt vise sig i vores model, ligesom det er blevet mere gennemskueligt, hvem der er ansvarlige, og hvordan eventuelle problemer skal eskaleres op på ledelsesniveau.

Laura Tomassini,
Sektionschef,
Banedanmarks kompetencecenter for projektledelse.

Ved at bruge PRINCE2 som fælles fundament for projekter er det tillige blevet nemmere for projektledere at træde ind i nye projekter. Og udadtil er der potentielt kommet flere leverandører at vælge imellem, fordi det er blevet lettere at indgå samarbejdsaftaler med internationale leverandører i takt med, at Banedanmark har indført den internationalt anerkendte PRINCE2-metode .

Banedanmark har i dag udviklet sig til at være en offentlig foregangsvirksomhed. Det viser sig blandt andet ved, at Banedanmark er blevet bedt om at deltage i arbejdsgrupper i Digitaliseringsstyrelsen, så de gode erfaringer kan blive udbredt i den offentlige sektor.

At der er blevet mere prestige i at arbejde i Banedanmark fremgår desuden af den seneste interne klimamåling, hvor en stor andel af medarbejderne svarer ja til, om de også kan se sig selv arbejde for Banedanmark de kommende år og den generelt øgede medarbejdertilfredshed over de senste år. Et godt projektarbejdsmiljø gør det samtidigt nemmere at tiltrække nye medarbejdere til de store aktuelle baneprojekter.

Banedanmark på skolebænken

At transformere Banedanmark til en projektorganisation har indebåret en del efteruddannelse og certificering – bl.a. hos Peak Consulting Group:

   Samlet set har omkring 75 medarbejdere fra Banedanmark deltaget på PRINCE2 kurser. En række medarbejdere har også deltaget på interne kurser samt øvrige eksterne kurser.

   10 medarbejdere har været på kursus i programledelse (MSP).

   Fire har været på kursus i porteføljemetode (MoP) og i risikostyring (MoR).

   Yderligere tre har gennemført et P3O-forløb, hvor der er fokus på struktur for og leverancer fra et portefølje- program- og projektkontor.

   Desuden har 75 deltaget i styregruppeworkshops.

Alle kursusforløb har været tilpasset Banedanmarks specifikke behov.