Case - Europol
Evaluering og handlingsplan for porteføljekontoret
Case - Europol
Situationen

Europol er den europæiske retshåndhævende myndighed. Europols opgave er at gøre Europa sikrere ved at bistå medlemsstaterne i Den Europæiske Union i deres kamp mod grov international kriminalitet og terrorisme.

Europols opgave er at håndtere de sikkerhedstrusler der kommer fra terrorisme, international narkotikahandel og hvidvaskning af penge, organiseret svindel, forfalskning af euroen og menneskesmugling.

Europol har igennem de seneste par år været igennem en opkvalificering af projektdeltagere og projektledere, de har udarbejdet en projektmodel med udgangspunkt i PRINCE2, etableret et PMO kontor samt delvist indført et PPM (projekt- og portefølje management IT værktøj) understøttende værktøj.

Europol’s PMO vision er at være en hjælp til Europols Operations afdeling (den taktiske og operationelle styrke), hvori de og havde derfor brug for et review af deres organisering , de værktøjer de stillede til rådighed til resten af organisationen og den værdi de tilførte.

For at sikre at deres PMO er alignet med dels de overordnede strategiske krav samt deres operationelle styrke, gik Europol i EU udbud med denne opgave, hvorefter Peak blev opfordret til at byde, og vandt opgaven.

EUROPOL Logo
Tage action

Peaks team varetog følgende aktiviteter:

   Interviews på tværs af organisationen.

   Review af dokumentation.

   Review af processer og styringsmodel.

   Review af eksisterende projekt- og porteføljeunderstøttende værktøjer, herunder eksiterende PPM værktøj.

   Udarbejdelse af prioriteret handlingsprogram, med anbefalede tiltag henover de kommende år.

Resultater

Resultatet af den omfattende analyse var, at PMO'et var væsentligt mere modent end resten af organisationen, hvilket bevirkede i en væsentligt forståelseskløft afdelingerne imellem. PMO'et udfordringer bestod også i at skulle agere i en multi-kulturel organisation, hvor rang (militær/politi) overtrumfede funktionelle titler og organisationsplacering.

Det anbefalede handlingsprogram havde derfor sit omdrejningspunkt i, at få skabt en fælles projektkontor og i højere grad at få løftet de svagere dele af projektorganisationen:

   Fokus på kulturintegration imellem kompetence- og den operationelle enhed.

   Besparelser i form af at droppe anskaffelse af nyt PPM system.

   En handlingsplan med fokus på opkvalificering over en 2 års periode.