Socialforvaltningen lykkes med gevinstrealisering
Case - Koebenhavns Kommune
Gevinstrealisering i øjenhøjde

Peak Consulting Group har hjulpet Københavns Kommune socialforvaltning med at få styr på gevinsterne.

Socialforvaltningen (SOF) i Københavns Kommune implementerer og drifter IT-løsninger gennem Kontoret for digitalisering. Digitaliseringsinitiativerne besluttes i høj grad af aftaler med eksterne parter som KL, regionerne og regeringen, men også internt af tværkommunale tiltag. Der har i de senere år rullet en digitaliseringsbølge ind over forvaltningen med en stor hastighed. Det har gjort det svært at implementere i bund samt sikre, at de forventede gevinster kunne realiseres – for gevinster er meget mere end blot besparelser i et budget.

 

Som følge af det begyndte besparelserne at gøre rigtig ondt. Kravet om at man blev nødt til at gå en anden vej, blev større og større. Noget måtte gøres. Derfor igangsatte digitaliseringskontoret en række initiativer blandt andet at arbejde systematisk med gevinstrealisering. Det skulle sikre, at digitalisering medførte reelle gevinster, så der var sammenhæng mellem en eventuel besparelse og den værdi, der blev skabt i organisationen.

Fokus på udbytte

Peak Consulting Group hjalp SOF med udviklingen og implementeringen af teknikker og værktøjer til at identificere, beskrive og planlægge realiseringen af gevinster – herefter kaldet gevinstforløb. Metoden blev tilpasset kulturen i SOF samt det generelle projektmodenhedsniveau. Et af målene var, at kontoret selv skulle kunne afholde gevinstforløb. Samtidig hjalp Peak med at gevinstvurdere mere end 10 projekter. Flere gik på tværs af forvaltningerne samt havde eksterne interessenter.

Projekterne lå inden for følgende kategorier:

  • Gevinstvurdering af projektideer

  • Gevinstforløb for allerede vedtagne digitaliseringsprojekter

  • Afrapportering af økonomiske gevinster på afsluttet digitaliseringsprojekt

 

Nogle af de helt centrale produkter, der laves i et gevinstforløb, fungerer både som dialog- og styringsredskaber i projektforløbene. De er:

  • Gevinstkort/vurderingskort

  • Gevinstbeskrivelser

  • Gevinstrealiseringsplan

 

Peak Consulting Group deltog i at skabe forankringen af en gevinstrealiseringskultur både på leder- og medarbejderniveau i SOF. Det blev baseret på henholdsvis dialog på lederniveau og decideret undervisning og uddannelse af udvalgte interessenter.

 

På bagrund af de resultater SOF oplevede under implementeringen af metoden, kom der en stor interesse både fra de andre forvaltninger i kommunen men også fra eksterne parter. Peak Consulting Group assisterede kontorets ledelse med at udarbejde og gennemføre en strategi for, hvordan metodeudbredelsen kunne balanceres med en hverdag, hvor fokus også var på løsningen af mange andre opgaver. 

 

Hovedleverancer

Peak Consulting Group leverede følgende hovedleverancer til Socialforvaltningen:

  • Workshopmaterialer til brug for Socialforvaltningen til selv at køre gevinstrealiseringsworkshops

  • Skabeloner og vejledninger til udarbejdelse og beskrivelse af gevinstkort, beskrivelser og realiseringsplan

  • Værktøj til ledelsesrapportering, hvor der blev fuldt op på de samlede gevinster på tværs af digitaliseringsporteføljen

  • Standardpræsentationer af Socialforvaltningens gevinstmetode herunder pjecen ”Gevinstrealisering i øjenhøjde”

 

I forlængelse af gevinstforløbet i SOF opdaterede Peak Consulting Group den eksisterende projektmodel i Digitaliseringskontoret og integrerede gevinstrealiseringsprocesser og værktøjer heri. 

Beviste resultater

 

  • Digitaliseringsprojekter gennemføres med et gevinstperspektiv og fokus på at sikre værdi i organisationen

  • Igangværende projekter får et helhedsorienteret gevinstkort og kan realisere de planlagte gevinster

  • Der er etableret grundlag for at stoppe godkendelse af projekter, der ikke har tilstrækkelige gevinster

  • Forandringsopgaven planlægges som en del af gevinstforløbet, hvilket sikrer at den nødvendige forandring sker i organisationen - både under og efter projektet

  • Socialforvaltningen i Københavns Kommune er etableret som Best Practice både internt i kommunen og eksternt. Forvaltningen indgik bl.a. som case i Statens Programledernetværk, samt bliver ofte besøgt af andre organisationer med henblik på videndeling senest af Forsvarets Materiel- og Indkøbsstyrelse

  • Kontoret for Digitalisering er uddannet til selvstændigt at køre gevinstforløb

 

 

Som et led i arbejdet med at etablere værktøjer, processer, kompetenceopbygning og forankre tiltagene, blev publikationen "Gevinstrealisering i øjenhøjde" til.