Implementering af SAP Finans i Coop i øjenhøjde med uddelerne
Implementering af SAP Finans i Coop i øjenhøjde med uddelerne

 

Implementering af SAP Finans i Coop i øjenhøjde med uddelerne

Coop har for nyligt lanceret SAP Finans. På forhånd vidste man at, skepsis blandt brugerne var stor. SAPs ensartethed og fælles standarder var nemlig en udfordring for butikkernes normale frihedsgrader til at gøre tingene, som den enkelte selv vurderer er bedst.

 

Desuden havde Coop næsten to år forinden haft en udfordrende lancering af SAP HR. Udover tekniske problemer ville mange brugere nemlig have haft fordel af mere information og træning forud for idriftsættelsen, og supportorganisationen var ikke tilstrækkelig dimensioneret. Ydermere viste satsningen på e-læring på bekostning af traditionel træning sig ikke at være tilstrækkelig.

 

Derfor skulle der en ekstraordinær indsats til, for at implementeringen af SAP Finans kunne blive en succes. Der blev således lagt op til organisatorisk implementering via samarbejde, inddragelse, ydmyghed og kommunikation i øjenhøjde med brugerne.

 

- Uddelere og butikschefer har været positive over for implementeringen af SAP Finans takket være den høje grad af involvering, vi har opnået gennem at holde informationsmøder, nedsætte referencegrupper og uddanne 90 superbrugere, som har spredt et positivt budskabt om it-systemet i resten af organisationen. Det har været med til at skabe en oplevelse ude i butikkerne af, at alting fungerer rigtigt godt, siger Malene Kingo, Chef for Forandring og Forankring i Coops HR-afdeling.

 

Analyser af målgrupperne

Forud for implementeringen blev påvirkningsanalyser udarbejdet for at kortlægge, hvilke forandringer de forskellige målgrupper ville komme til at opleve. Analyserne dannede fundament for den videre håndtering af interessenter og udvikling af træning.

 

Forandringsstrategien såsom principper for kommunikation, inddragelse og udrulning af systemtræning blev udviklet i tæt samarbejde med væsentlige interessenter, hvilket sikrede ejerskab hos en lang række interessenter og superbrugere i butikkerne.

 

Der blev gjort en dyd ud af at tale åbent om og anerkende udfordringerne fra SAP HR lanceringen og invitere til dialog om, hvordan implementeringen af SAP Finans kunne gøres bedre. Herved blev der god lejlighed til at lytte til forretningens bekymringer og gode idéer, hvilket har medvirket til at aflive myter og begrænse modstand.

 

For at sikre at Coops butikker var klar til at tage SAP Finans løsningen i brug, blev et træningsforløb sat i gang, hvor mere end 1.150 ansatte fra 700 butikker modtog træning i de nye finansielle processer og systemet.

 

Hands on træning

Butiksledere er praktiske mennesker, så løsningen var at skabe en træning, der var relevant i forhold til deres daglig praksis ude i butikken og med mest mulig hands on. Træningen afspejlede de opgaver, som deltagerne selv skulle kunne udføre hjemme i butikkerne og blev varetaget af professionelle erhvervsundervisere med erfaring i at undervise Coops ansatte i IT systemer, samt af superbrugere og butikskonsulenter fra Coop.

 

Dette sikrede et højt voksenpædagogisk niveau med solide SAP- og systemkompetencer og tilstedeværelse af viden om den administrative praksis ude i Coops egne butikker. Det er efterfølgende blevet rost meget

 

 

At der var tilfredshed med butikstræningen vidner en evalueringsscore på 4,3 ud af fem mulige om. Brugerne kan i dag finde ud af at bruge

SAP Finans, de nye arbejdsgange er taget i brug, og organisationen er ved godt mod. Missionen ser ud til at være lykkedes. Og der tales på alle niveauer om en historisk velgennemført implementering.

 

”Jeg er dybt imponeret over den grundige proces, vi har været igennem forud for implementeringen. Der har hele vejen igennem været en vilje til forandring i samarbejdet. Hvis vi som superbrugere har påpeget noget, der ikke var optimalt i løsningen, er der blevet lyttet, og det har ført til ændringer,” siger Daniel Bereta, souschef i SuperBrugsen i Trørød.

 

 

Sådan har Peaks konsulenter medvirket

Peak har igennem hele implementeringen været tilknyttet programmets forandringsteam og ydet rådgivning i forhold til den samlede organisatoriske implementering

 

I forhold til klargøring af Coops butikker har Peak specifikt haft ansvar for:

  • Konceptudvikling og gennemførelse af den obligatoriske træning til alle Coops butikker
  • Klargøring af butikstrænere via et train-the-trainer forløb
  • Træningsplanen for 700 butikker (herunder ressourceaftaler og logistik)
  • Koncept for målinger af tilfredshed og parathed
  • Koncept for træningsmaterialer
  • Ledet processen omkring udvikling af træningsmaterialer
  • Levering af ledelsesinformation om fremdrift og målinger til styregruppe og topledelse
  • Overdragelse af træningskoncept til forretningen efter idriftsættelse

 

Peak har endvidere været ansvarlig for træning og klargøring af koncernens outsourcede regnskabsafdeling i Indien, medarbejdere i Coops Koncern Regnskab, samt ledelse og medarbejdere på Coops hovedkontor.