PPM
Case: Organisatorisk implementering af porteføljesystem i Københavns Lufthavn
 
Peak har hjulpet Københavns Lufthavne med at introducere et nyt it-system til porteføljestyring. Efter den tekniske implementering fulgte en organisatorisk indsats, så folk faktisk også begyndte at bruge systemet.
 
Hvad var problemet, som skulle løses?
Københavns Lufthavne (CPH) rummer en stor projektafdeling, der til enhver tid holder snor i cirka 100 aktive projekter på tværs af organisationen. Det er alt fra udvidelse af landingsbaner til istandsættelse af tax free-butikker. For at styrke overblikket over igangværende og kommende indsatser, introducerede projektafdelingen et nyt porteføljestyringssystem med hjælp fra Peak. Et system er dog ikke mere værd end de informationer, der bliver tastet ind i det. Derfor var ledelsens mulighed for at danne sig et overblik over porteføljen helt afhængig af de mere end 50 projektlederes brug af systemet.
 
Peaks tilgang til opgaven
CPH’s projektafdeling har gennem en længere periode haft fokus på vigtigheden af forandringsledelse, og både ledere og medarbejdere er introduceret til Proscis change management-rammeværk. Men generel forståelse for vigtigheden af gode forandringer er aldrig i sig selv nok. Det blev understreget af, at halvdelen af projektledere ikke fik opdateret deres projekter i det nye porteføljestyringssystem umiddelbart efter, systemet var sat i søen.

Efter den tekniske implementering hjalp Peak derfor med menneskedelen af den forandring, det er i at tage et nyt system i brug. Indsatsen tog udgangspunkt i ADKAR-modellen, der skitserer fem trin i en hensigtsmæssig forandringsproces. Best practice-tilgange skal dog tilpasses en lavpraktisk virkelighed, og derfor tilrettelagde Peak sammen med ledelsen en jordnær proces med følgende aktiviteter:
  • Intern afstemning i ledergruppen om brug af systemet og budskaber til medarbejdergruppen
  • Tydelige udmeldinger om formål og forventninger og what’s in it for me til medarbejderne fra øverste leder
  • Tydelig brug af data i hverdagen, så værdien blev til at få øje på for medarbejderne
  • Feedback til medarbejderne på deres input – blandt andet ved at dele en samlet rapport, som hidtil havde været forbeholdt ledergruppen
  • Udvikling af PPM Playbook – en manual i pixibogsformat
  • Hurtig lederopfølgning ved afvigelse fra arbejdsgangene
Hvilken forskel gjorde det for kunden?
Compliance på systemet steg i løbet af to måneder fra cirka 50 til over 95 procent og har ligget på det niveau siden.
 

 

Vil du vide mere?

Kontakt
​Michael Søby Andersen
​Tel. 3526 2880